3.1. Вся кореспонденція, що надходить до відділу реєстрації актів громадянського стану, приймається особою, відповідальною за діловодство, яка розкриває всі конверти, за винятком тих, що мають напис "Особисто", та перевіряє наявність документів і додатків до них. При відсутності у конверті документа або додатків до нього складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові (додаток N 1). Про пошкодження конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті. Конверти, як правило, знищуються, крім випадків, коли вони необхідні для встановлення адреси відправника, часу відправлення та одержання кореспонденції. 3.2. Неправильно оформлені (непідписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю. 3.3. Реєстрації підлягають всі вхідні, вихідні та найважливіші внутрішні документи (накази, протоколи, доповідні записки, заяви працівників), за винятком документів оперативного характеру (додаток N 2). Вхідні документи реєструються в день надходження, внутрішні та вихідні - в день їх підписання. 3.4. Реєстрація документів здійснюється в журналах встановленої форми. Відділи реєстрації актів громадянського стану ведуть такі реєстраційні журнали: журнал реєстрації вхідних документів (додаток N 3); журнал реєстрації вихідних документів (додаток N 4); журнал реєстрації власних наказів (додаток N 5). 3.5. Заяви громадян про реєстрацію одруження, розірвання шлюбу, переміну прізвищ, імен, по батькові, про внесення в актові записи змін, доповнень та виправлень, про поновлення втрачених та анулювання поновлених або повторно складених актових записів, про реєстрацію народження з пропуском встановленого строку реєструються в окремих журналах (додатки N 6-10). 3.6. Кожний документ реєструється у відділі реєстрації актів громадянського стану лише один раз. 3.7. На вхідних документах у правому нижньому куті першої сторінки проставляється реєстраційний штамп. У штампі вказуються дата надходження документа та його індекс, який складається з порядкового номера за реєстраційним журналом та номера справи (наряду) за номенклатурою справ, в якій буде зберігатися документ.
П.С. але это по гражданскому стану..., вот думаю как сфформулировать чтоб с гражданским положением увязать можно было.
|